• Zu lange, zu redundant und ohne klare Ergebnisse. Oft nehmen Sitzungen im Kirchenalltag diesen Verlauf. Das lässt sich jedoch vermeiden.
  • Sie kennen die Situation! Eine Thema wird erörtert, die Diskussion nimmt ihren Verlauf, und dann taucht die Frage auf:«Und jetzt, was machen wir?» Diese Frage ist oft Symptom einer unstrukturierten Diskussion mit entsprechender Erschöpfung. Sitzungen haben immer ein Ziel: Sie sollen produktiv sein. Im kirchlichen Umfeld wird in der Regel an Sitzungen über verschiedenste Themen diskutiert, alles im Sinne einer Sache, oft mit viel Herzblut. Da liegt die erste Quelle von Gefahren: Ehrenamtliche sind anfälliger für emotionale Entschlussfassungen und Entscheidungen nach Bauchgefühl. Just weil mansich freiwillig und gewissenhaft für eine Sache einsetzt, die einem höheren Ziel dient. Sitzungen in der kommerziellen Arbeitswelt müssen derweil speditiv und zielgerichtet verlaufen. Die Vorgaben sind scharf umrissen: Zeit ist Geld. Arbeitet man ehrenamtlich, liegt die Motivation anders. Das soziale Umfeld zählt, der Umgang ist freundschaftlicher, Professionalität scheint nicht gefordert, Zeit ist nicht mehr Geld. Ein Ehrenamt entbindet aber nicht von der Verantwortung, nach allgemein gültigen wirtschaftlichen Kriterien zu entscheiden.
  • Dafür ist die Sitzungsleitung verantwortlich. Sie hat für eine klare Traktandenliste zu sorgen. Es genügt nicht, die Themen stichwortartig aufzulisten. Die offenen Fragen müssen gestellt werden, die zu fällenden Entscheid haben klar ersichtlich zu sein: Ja oder Nein, Variante A, B oder C, Sepp Moser oder Susanne Keller. Je klarer der offene Entscheid in der Traktandenliste umrissen ist, desto effizienter ist der Sitzungsverlauf. Offen sein für Einwände ist ein Imperativ, und man soll sich auch nicht scheuen, Kritik zu üben. Dies hat aber in einem vorgegeben Zeitrahmen zu geschehen, damit die Diskussionen nicht ausufern. Zehn Minuten pro, zehn Minuten contra, dann die Abstimmung – das ist ein gutes Modell.
  • Gut geführte Sitzungen mit eingehaltenem Zeitrahmen wirken nämlich motivierend. Das Gegenteil führt dazu, dass Ehrenamtliche, die von ihrem Berufsalltag her viel einbringen könnten, sich zurückziehen, wenn die Sitzungen zerredet werden. Hilfreich ist deshalb auch, die Sitzungsvorbereitung im Gremium rotieren zu lassen. Das sorgt für eine gute Dynamik.

·         Sieben Tipps für erfolgreiche Sitzungen

·         1. Sinnvolle Traktandenliste
  • Die Traktandenliste bildet das Grundgerüst einer strukturierten Sitzung. Es braucht eine logisch aufgebaute und auf die zu entscheidenden Fragen ausgerichtete Liste. Für die Vorbereitung ist eine Zeitvorgabe pro Thema hilfreich.
  • Beispiel: Entscheid Erwerb einer neuen Putzmaschine: Diskussion pro und contra 15 Minuten, danach Abstimmung.
·         2. Persönliche Vorbereitung
  • Wer vorbereitet kommt, kann im Dialog mithalten. Fakten und nicht Emotionen kommen dann zum Spielen. Ausufernde Diskussionen fussen oft auf einer fehlenden Vorbereitung mit entsprechender Unkenntnis der Fakten. Je besser man informiert ist, desto effizienter ist die Sitzung.
·         3. Zeitplan einhalten
  • So lange wie nötig, so kurz wie möglich. Je länger die Sitzung dauert, desto grösser ist der Konzentrationsschwund. Muss ein Thema ausführlicher besprochen werden, lohnt es sich, eine separate Sitzung dafür einzuberufen. Wichtige und dringende Themen haben Priorität, was eine Hierarchisierung der Themen erfordert.
·         4. Relevanz wahren
  • Themenrelevanz ist wichtig. Bilaterale Gespräche über Themen, mit denen die meisten Sitzungsteilnehmer nichts zu tun haben, weil ihnen Kenntnisse oder Befugnisse in diesem spezifischen Bereich fehlen, wirken demotivierend. Solche Gespräche müssen ausserhalb der Sitzung geführt werden.
·         5. Offene Kommunikationskultur
  • Es soll jeder sagen und fragen können, was er will. Für eine offene Kommunikation ist die Möglichkeit, sich einzubringen, unerlässlich. Eingeplante Umfragerunden bieten dafür gute Gelegenheiten.
·         6. Kein «Gärtchen»-Denken
  • Vernetztes Denken über den eigenen Verantwortungsbereich hinaus ist Teil eines erfolgreichen Teamworks. Gut überlegte Einwände von Aussenseitern können zudem den Blick schärfen.
·         7. Regelmässigkeit
  • Ein Sitzungsrhythmus für fixe Gremien ist ein Muss. Pendenzen und verteilte Aufgaben müssen an gemeinsamen Sitzungen regelmässig erörtert werden, was als Controlling bezeichnet wird. Beschlüsse sind nur so gut wie deren Umsetzung, die kontrolliert werden muss.