Eine gute telefonische Erreichbarkeit der Kirchgemeinde baut Brücken. Die technischen Angebote machen das heute leicht.

Sie rufen Ihre Kirchgemeinde an: besetzt. Sie versuchen es später weitere drei Male: immer wieder besetzt. Dann kommen Sie endlich durch, aber Sie bekommen nur den Telefonbeantworter mit der knappen Ansage zu hören, die Büros seien jetzt geschlossen. Solche Erfahrungen führen zu Frustrationen und hinterlassen einen schlechten Eindruck.

Die Erreichbarkeit ist heute in der Unternehmenswelt ein wichtiger Faktor. Ein Angebot an Kontaktnummern und kostenlosen Hotlines soll die Kundenpflege verbessern. Wer solche Nummern anruft, muss in der Regel etwas warten, gelangt aber früher oder später zum Ziel. In der Warteschlaufe werden Musik, Informationen und Geduldsbitten geboten, was die gefühlte Wartezeit verkürzt. Die Botschaft ist offensichtlich: Wir sind da für Sie! Auch wenn Kirchgemeinden keine marktwirtschaftlich geführten Unternehmen sind, lohnt sich vielfach die Orientierung an der betriebswirtschaftlichen Realität.

Die Telefonanbieter offerieren heute Lösungen, damit alle Anrufe durchkommen. Kann der Anruf nicht beantwortet werden, folgt die Ansage, dass zurzeit alle Linien besetzt seien, es werde um etwas Geduld gebeten. Hinweise auf aktuelle Angebote können als Ergänzung zur Basisinformation leicht eingespielt  und ausgewechselt werden. Es gibt auch die Option, dass nach einer gewissen Wartedauer die Hinterlegung der Telefonnummer für einen Rückruf angeboten wird. Solche Lösungen vermitteln jedem Anrufer den Eindruck der Wertschätzung.

Erfolgen Anrufe ausserhalb der Bürozeit, wirkt eine Ansage bloss mit den Bürozeiten und der Telefonnummer für Notfälle heute schroff. «Ihr Anruf erreicht uns leider ausserhalb der Bürozeiten. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie während unseren Bürozeiten anrufen könnten …» ist eine bessere Alternative. Und der Schlusssatz: «Wir hoffen, bald von Ihnen zu hören» reduziert die Enttäuschung erheblich. Der menschenfreundliche Umgang, ein Kernanliegen jeder Kirchgemeinde, lässt sich heute dank moderner Technik auch im Telefonverkehr auf einfache Art steigern.